Wie is verantwoordelijk
Brievenhulp.nl, een handelsnaam van een Nederlandse eenmanszaak (KvK 42051342), is verwerkingsverantwoordelijke. Contact: info@brievenhulp.nl.
Tijdens het invullen: alles blijft in uw browser
Zolang u de vragen invult, worden uw antwoorden alleen in uw eigen browser opgeslagen (localStorage), zodat u niet opnieuw hoeft te beginnen als u de pagina sluit. Er wordt in die fase niets naar onze server gestuurd. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.
Hoe wij bezoek tellen
Wij willen weten waar bezoekers afhaken, zonder te weten wie zij zijn. Daarom tellen wij zelf, en gebruiken wij geen Google Analytics, geen pixels en geen andere meetdienst van derden. Per stap in de route tellen wij één getal op: de datum, om welke stap het gaat, om welk soort zaak, welk pakket is aangeklikt, en of u via een advertentie binnenkwam. Verder niets. Geen tijdstip, geen IP-adres, geen e-mailadres, geen zoekterm en niets van de inhoud van uw zaak. Het zijn opgetelde aantallen en geen regel per bezoeker, dus uw bezoek is daarin niet terug te vinden.
Om te voorkomen dat een verversing dubbel telt, zet uw browser per stap een kort vlaggetje in de sessieopslag. Daar staat geen kenmerk van u in, het gaat nooit naar onze server en het verdwijnt zodra u het tabblad sluit.
Als u een brief laat herkennen
Kiest u ervoor om de brief die u ontving te plakken of te uploaden, dan sturen wij die tekst eenmalig naar onze server om te bepalen om welk type brief het gaat en om een paar kerngegevens (zoals bedragen en datum) uit te lezen. Wanneer AI-herkenning aanstaat, gebeurt dat via dezelfde API-leverancier als hieronder, waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben; uw tekst wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Wij bewaren de geplakte tekst niet: hij wordt alleen gebruikt om de herkenning te doen en daarna niet opgeslagen. Wilt u dit liever niet, kies dan gewoon zelf uw situatie op de startpagina.
Na uw bestelling
Plaatst u een bestelling, dan verwerken wij: uw antwoorden op de vragen, uw e-mailadres, de gegenereerde brief en de betaalstatus. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw brief te maken en te leveren, en bewaren ze maximaal 30 dagen. Daarna wordt alles automatisch verwijderd. Voor onze administratie bewaren wij alleen de wettelijk verplichte betaalgegevens (geen briefinhoud).
Welke partijen wij inschakelen
Voor de betaling gebruiken wij Mollie B.V. (Amsterdam); Mollie verwerkt uw betaalgegevens onder eigen verantwoordelijkheid als betaaldienstverlener. Voor het opstellen en herkennen van brieven gebruiken wij een AI-taalmodel via een API-leverancier waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben; uw gegevens worden daarbij eenmalig verwerkt en niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Deze leverancier verwerkt gegevens mede buiten de Europese Economische Ruimte (in de Verenigde Staten); daarvoor hebben wij passende waarborgen getroffen via de EU-standaardcontractbepalingen, zodat uw gegevens ook daar beschermd blijven. De website wordt gehost in Nederland (TransIP). Verder laadt de site niets van buitenaf: geen advertentienetwerken, geen trackers, geen sociale knoppen, en ook lettertypen staan op onze eigen server in plaats van bij Google. Uw IP-adres gaat daardoor bij een gewoon bezoek aan geen enkele derde partij.
Wat wij bewust niet vragen
Wij vragen geen BSN, geen geboortedatum en geen betaalgegevens (die voert u rechtstreeks bij Mollie in). Bij gevoelige situaties, zoals een kwestie met uw zorgverzekeraar, geven wij expliciet aan dat medische details niet verplicht zijn: u bepaalt zelf wat u deelt.
Als u via een advertentie binnenkomt
Klikt u op een advertentie van ons in Google, dan hangt Google een kenmerk van die klik aan het webadres (gclid, of gbraid of wbraid vanaf een iPhone). Wij bewaren dat kenmerk niet op uw apparaat: er komt geen cookie en er wordt niets in de opslag van uw browser weggeschreven. Het kenmerk reist alleen mee in het webadres zolang u op onze site bent, en verdwijnt zodra u weggaat.
Bestelt en betaalt u, dan bewaren wij dat kenmerk samen met het bedrag en het tijdstip in een apart logboek, en geven wij die regel periodiek door aan Google Ads om de advertentie aan de bestelling te koppelen. Na 100 dagen verwijderen wij die regel automatisch; Google neemt een koppeling na 90 dagen toch niet meer aan. Daarbij gaat geen naam, geen e-mailadres en geen inhoud van uw zaak mee; het is een kenmerk van de klik zelf en geen profiel van u. Bestelt u niet, dan leggen wij niets vast.
Wat wij langer bewaren: uw factuur
Van elke betaling maken wij een factuur. Daarop staat alleen het e-mailadres waarop u besteld heeft, het bedrag, de datum en een omschrijving van wat u kocht; geen naam en geen adres. Die facturen bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet ons daartoe verplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Ze staan los van uw bestelling: de antwoorden en de brief zelf verdwijnen wel na de termijn hierboven. U ontvangt uw factuur per e-mail met een persoonlijke link waarmee u hem kunt bekijken en opslaan.
Uw rechten
U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering en bezwaar. Mail ons via info@brievenhulp.nl; omdat wij alles na 30 dagen automatisch verwijderen, is verwijdering meestal al gebeurd voordat u erom vraagt. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
De site draait volledig over https. Bestellingen worden opgeslagen buiten de webroot van de server, met een unieke geheime link per bestelling. E-mails aan ons bevatten nooit de inhoud van uw brief.